効果的なメディア露出を目指す「メディアプロモート」の教科書｜『サニーサイドアップの手とり足とりPR』をつまみぐい！Vol.4

こんにちは！本連載担当の屋です。

メディアに情報を持っていきたいけど、どうすれば良いかわからない！
メディアプロモートをどう始めたらいいかわからない！

と悩む広報初心者さんや、ひとり広報さんもいらっしゃるのではないでしょうか。

サニーサイドアップが長年蓄積してきたメディアプロモートの手の内をこれでもかと出してしまっている、ある意味“問題作”（笑）の本書第4章より、これからメディアアプローチを学びたい方向けに内容を一部抜粋してご紹介します。

■はじめに

本記事は、2021年5月に出版した、PR業務の初心者、ひとり広報さんに向けたマニュアル本『サニーサイドアップの手とり足とりPR』の内容を一部抜粋して、ご紹介する連載記事です。

これまでの記事はこちら▼
『サニーサイドアップの手とり足とりPR』をつまみぐい！  

もしこちらの記事で“他にももっと知りたい！”、“ぜひデスクに一冊置きたい！”となった方は、書店やAmazonなどでご購入いただけますと幸いです。

Amazonでのご購入はこちらから。

書籍に関して不明点がある方や、より詳しい内容を知りたいという方は、お気軽に「CONTACTボタン（PCなら右下、スマホなら下部）」をクリックでお願いします！

では早速、中身をつまみぐいしていきましょう！

■効率的な露出を目指す「メディアプロモート」のキホン

この章では、開発した情報をメディアに向けてプロモートする際に重要なポイントについて解説していきます。

メディアにアプローチをする上で最も意識するべきことは、「よい露出を獲得すること」です。よい露出とはお客さまの意識や行動に変化をもたらし、自社にとってもメディアにとっても嬉しいことで、いわばWIN-WIN-WINの関係を作ることです。

そのためには、露出から次の展開につながることが大切です。なかなか露出が獲得できない場合も落ち込まず、日々、工夫や検討を重ねながら行動していきましょう〈図表20〉。

■理想的なメディアプロモート体制

メディアとのリレーションを作るチームにメンバーが3人いた場合、1人あたり1日3名のメディアと接触すると、1週間では45 人、1年間の実働を約50週とすると、のべ2250人ものメディアの方々と接触できることになります。

得意分野や独自のメディアコネクションを持っている場合は、 チームで情報共有することで、さまざまなメディアの最新情報をメンバーがいつでも手に入れられる状態になります。それにより、 効率的なプロモートを実現し、露出の獲得につなげていきます。

■メディアリストの作成から露出獲得まで

基本的なフローとしては、①メディアリストの作成と管理は常にアップデートしながら、②プレスリリースを作成して配信し、③メディアアプローチを日々続けながら、④露出につなげる、というのが主な要素になります。

①メディアリストの作成・管理 

自社で蓄積したメディアデータ、各メディアのWebサイト、『PR手帳』などから、露出してほしいターゲットメディア、露出可能性のあるメディアを網羅的に作成します。

また、担当者の情報もとても重要で、どの曜日にどのコーナーを受け持っているのか、勤務体系はどうか、局員・制作会社・AD・ディレクター・ライター・デスクなどの所属や役職はもちろん、いま興味関心を持っている業界・分野・企業までがわかれば、アプローチがしやすくなります。

いつ電話したか、いつ会ったかなど、担当者との接触履歴も残します。媒体の企画決定時期、会議・校了日、お盆・年末年始の進行予定なども把握しましょう。

②プレスリリースの作成・配信

露出機会を逃さないように、プレスリリースを作成します。配信はメディアの業務スケジュールを意識して、配信日時を設定します。配信日は記事の作成スケジュールを逆算して必要な日数を確保し、配信時刻はメディアがチェックしやすく、かつ配信直後にアプローチしやすい時刻に設定します。

テレビ局や新聞社・通信社はFAXでの送付を指定されることありますが、最近ではメールが主流な配信方法で、FAXを廃止して、メール受信のみに限定しているメディアも増えています。メールでの配信の場合、添付は3MB、画像枚数は3～5枚程度を目安にしてください。

主要メディアが官公庁などの公的機関を取材・報道する目的で作られた組織である「記者クラブ」にFAXなどで配信する場合は、各省庁の庁舎内や県庁・商工会議所内にあることが多いため、事前に申し込みが必要です。

インターネット上でリリースを配信するPRサービスもあります。メディアへの配信のほか、掲載が確約されているメディアに載せてもらうことができます。記者の方のメールボックスには、毎日、山のようなリリースが送られてくるため、興味を持って開封してもらうためには、件名を工夫してください。

たとえば、“【○○社：AI活用新サービス】○月○日から新商品提供開始！ ××が可能に”というように、企業名を入れ、日時を書き、何に関する情報で、誰に読んでほしい内容なのか端的に書きましょう。

▼ 配信文のポイント

◉飾りの要素は最低限に抑える。1行は全角40文字程度まで
◉書き出しには差出人の自己紹介を添える
◉リード文は「5W1H」で簡潔に説明
◉段落は行間を空けて読みやすくする
◉フォント・太字・下線・色などを活用してブランドイメージを訴求
◉「です・ます」調か「である」調はきちんと揃える
◉リリース内から注目すべき内容のみを概要として抽出する

▼ 添付ファイル

◉プレスリリースはPDF形式でメールに添付。PDFは本文をコピーできる形式とする
◉画像が多い場合はGoogleドライブやDropBoxを活用する
　その際、短縮URLを利用すると迷惑メールに振り分けられるリスクが高くなる
◉画像は数枚であればメール本文中に差し込むことも可能

③メディアアプローチ

担当者の割り出しは、根気よく、しらみつぶしに当たっていきましょう。

出会った記者はもれなく大事なリレーションになります。担当記者のスケジュール、会議のタイミング、特集予定などをヒアリングし、プレスリリースをさらに噛み砕いた資料や、特集記事作成のための情報をまとめた資料を作成してください。

④露出獲得

掲載された記事は、すぐに誤りがないかチェックします。プレスリリースのどの箇所が使われたのかを分析することで、次回以降のリリースをブラッシュアップする材料になります。

記者にお礼を伝えたり、掲載された要因や報道後の反応を伺ったりなど、掲載後も記者とコンタクトを取ることも、次の機会につながっていきます。

■おわりに

さて、メディアプロモートのキホンを学べば、あとは実践ですね！

本書の続きでは、TVやWEBなど各メディアへのアプローチポイントや、メディアの担当者とコミュニケーションを取る際の確認事項、小ワザなど、サニーサイドアップがこれまで蓄積してきたメディアプロモートのTIPSがふんだんに紹介されています。

つまみぐいだけでは足りない！という方は、ぜひこちらの本もチェックして、より良い露出獲得を目指してみてくださいね！